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No necesitas amor, necesitas un sistema de gestión de proyectos.

Sistema de gestión de proyectos, ¿escuchaste hablar de ellos?

La idea, es simple, se trata introducir orden a tus proyectos día a día mediante una herramienta que brinda planificación, seguimiento, control y hasta motivación en nuestro flujo de trabajo.

gestión de proyectos

Para comenzar, debemos cambiar la forma en la que vemos nuestros pendientes cotidianos. Todo lo que hacemos, absolutamente todo, son proyectos. Existen desde aquellos grandes y prolongados que pueden tener metas a muy largo plazo, hasta la llamada telefónica que debes realizar esta tarde a las 6 para confirmar el pedido… todos son proyectos. Y entenderlos como tal, nos acerca a la meta de ser más productivos. ¿por qué?, sencillamente porque al verlos como proyecto, podemos descomponerlos en partes, de las que identificamos un objetivo y las condiciones que se necesitan para cumplirlo, mismas que convertimos inmediatamente en pasos a seguir para lograrlo y a ésto, le llamamos: Plan.

¡Listo! tenemos identificados todos nuestros pendientes como proyectos y a su vez, tenemos los pasos necesarios en cada uno para cumplir con nuestras actividades. Ahora ¿cómo organizo mi día?, aparentemente, podría tratarse de la parte más fácil del proceso y en realidad, suele ser la diferencia entre aplicar exitosamente una administración de proyectos y caer simplemente en complicar aún más nuestros quehaceres cotidianos… recuerda, multifuncional no es sinónimo de calidad.

Es importante aplicar un criterio de jerarquía dónde se tomen en cuenta 3 variables esenciales:

  • Complejidad o dificultad de la tarea.
  • Vigencia.
  • Presencia de condiciones.

Sin profundizar mucho en cada una, básicamente se trata de: qué cantidad y calidad de tiempo y concentración se requiere para la tarea, con cuanto tiempo se cuenta para realizar la tarea según la fecha en que tiene que terminarse y si para su culminación, del proyecto o de alguno de sus pasos, se requiere el cumplimiento de un factor externo (que se cumpla un horario para poder empezar, que determinada persona entregue una propuesta o bien, apruebe) respectivamente.

¿Y es importante ordenarlos?, sí y mucho, ya que según Jeffrey J. McDonnell, de la universidad de Saskatchewan en Canadá, nuestro horario más productivo son apenas aquellas primeras 2 o 3 horas con el que inicia nuestro día de trabajo. Profundizando más en su ensayo, habla específicamente de aquellas horas después de despertarnos y las considera como nuestras más efectivas y creativas. Al analizar lo que plantea dicho ensayo publicado en la revista Science, obtenemos 2 importantes conclusiones a considerar en nuestro flujo de trabajo:

  • Llegar a planificar nuestros pendientes sería un desperdicio de nuestro horario más productivo, por lo que en lugar de comenzar nuestro día planificando y ordenando pendientes, lo ideal sería terminar el día planeando el orden de trabajo del siguiente día.
  • Las primeras horas del día, deben dedicarse a las tareas más complejas y evitar, tanto distracciones como las tareas rutinarias. Es importante consultar nuestro correo, probablemente sea inevitable estar pendiente y comenzar el día consultándolo, pero debes ser capaz de discernir aquello que requiere, vitalmente, tu atención inmediata y modificar el plan; y aquello que será revisado más tarde, tras concluir las tareas importantes que asignaste a este productivo horario.

En el último punto mencionamos que debemos aplicar un criterio para modificar el plan continuamente según surjan imprevistos o nuevos pendientes y ésto no solo sucede durante la mañana, todo el tiempo se están generando dichos imprevistos. Pero… ¿cómo evitamos que nuestro plan se vuelva un caos y perder de vista el órden de nuestros pendientes? precisamente esa es la idea sobre la que se construyen los fundamentos de uno de los más famosos sistemas de gestión de proyectos -y probablemente, el más exitoso- Getting Things Done o GTD: es importante organizar nuestros proyectos, pero es aún más importante concentrarnos en UN sólo proyecto a la vez: el que estamos ejecutando.

Según David Allen, el registrar cada pendiente, conforme surge, en un espacio designado dentro de nuestro sistema de gestión, permite a la mente liberarse del estrés que genera la ansiedad de saber qué hay una tarea inconclusa fuera de nuestro esquema y, por lo tanto, concentrarse en la tarea que tenemos enfrente al saber que el pendiente no fue olvidado y regresaremos a él más tarde.

Ahora tienes una idea más clara de lo qué es y cómo puede ayudarte un sistema de gestión de proyectos. Más adelante ahondaremos en algunos sistemas GTO y te ayudaremos a establecer tu propio sistema con tips y otras herramientas enfocadas en mejorar tu productividad.

No te pierdas nuestras próximas entradas.

Antes de irme…. ¿Cuántas veces has reprogramado un viejo pendiente que AÚN no terminas? Deja tus comentarios acá abajo.

Flanco Izquierdo

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Acerca de Luis Arenas (5 Artículos)
www.about.me/LuisArenas

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